הרצאה על תיעדוף משימות וניהול זמן נכונים בעסק שלכם.
דגשים מהרצאה על תיעדוף משימות וניהול זמן
- כל משימה באה עם רמת תיעדוף משל עצמה?
- לכל משימה שלא הודבק לה תיעדוף – לא תבוצע?
- הזמן נמצא במחסור תמידי?
- הזמן עובר מאוד מהר כשנהנים?
- חשיבות קביעת המטרה המשותפת האחידה?
- פערים גדולים מאוד בין דחוף לבין חשוב?
- חשיבות איתור גזלני זמן?
- חשיבות טיפול אסרטיבי בגזלני זמן?
הזמן נמצא במחסור תמידי
- הזמן נמצא במחסור.
- הזמן הוא משאב. לא ניתן להשתמש באותה יחידת זמן לשתי מטרות בו זמנית.
- מנהל עסוק – זה מנהל לא אפקטיבי.
- העלות האמיתית של הזמן – עפ"י העלות של הזמן האלטרנטיבי שלו – מה ניתן היה לעשות במקום זאת, בתמורה, באותו פרק זמן.
תיעדוף משימות
- כל משימה שמגיעה דורשת רמת תיעדוף מתאימה: תיעדוף עצמי ותיעדוף למול משימות אחרות שהגיעו לפניה או יגיעו אחריה?
- כל משימה שמגיעה בלי מדבקת תיעדוף עלולה שלא להיות מבוצעת?
- יש לבצע בדיקה מסודרת של רמת התיעדוף למול מי שהעביר בקשה זאת?
- אין להחליט במקומו בשום צורה?
תיעדוף משימות - חלק ב'
- ההמלצות האופרטיביות הן לוודא כי כל משימה שהוטלה עלינו מקבלת את התיעדוף העצמאי שלה?
- כל משימה שמוטלת עלינו צריכה לקבל את התיעדוף היחסי שלה?
- האחריות על קבלת התיעדוף מוטלת על מקבל המשימה ולא על נותן המשימה. אם מקבל המשימה לא קיבל, ביחד עם המשימה את התיעדוף, עליו לוודא זאת למול נותן המשימה?
אפקטיביות ויעילות של משימות
אפקטיביות:
שאלה אחת ובסיסית ביותר: האם השגנו את המטרה שלנו. אם לא, לא היינו אפקטיביים (מוכר יותר כפול גז בניוטראל)?יעילות:
האם השתמשנו וניצלנו את המשאבים שעמדו לרשותנו בצורה כזאת, בה לא ניתן היה, על ידי שינוי בניצול משאבים אלו, להשיג את המטרה ברמה יותר גבוהה. אם לא, לא היינו יעילים?
דחוף וחשוב
- כל משימה רצה על פני שני צירים
- ציר הדחיפות שלה: עד כמה משימה זאת דחופה לארגון או למקבל ההחלטות?
- ציר החשיבות שלה: עד כמה משימה זאת חשובה למקבל ההחלטות ולארגון?
- כל משימה יכולה לקבל את אחד מתוך ארבעת המקומות על פני צירים אלו?
יש לזכור ...
- אסור להחליט במקומו של מקבל ההחלטות לגבי תיעדוף המשימות?
- אסור לקבל משימה בלי לוודא את מקומה האבסולוטי ומקומה היחסי?
- חייבים לשאול, לבקש, לדבר להתייעץ – עם מעביר המשימה?
הזמן עובר מהר כשנהנים ...
- כאשר הארגון נהנה – הזמן עובר מאוד מהר. אותו דבר לגבי עובדים, מנהלים, ספקים, אורחים ולקוחות?
- בשעה שהזמן "טס", פעולות אחרות לא בוצעו?
- קשה מאוד לאמוד את פרק הזמן שעבר?
- קשה מאוד לתת הערכה לפרק הזמן שפעולה מסוימת או פרויקט ספציפי יארך?
- זה לא אומר שצריך להפסיק להנות אלא שצריך להתחיל לחשב נכון את הזמן?
קביעת המטרה המשותפת
ניהול זמן
- בניהול זמן מוודאים כי המשימות שהוטלו יבוצעו לאורך זמן?
- לאורך זמן יש נטייה למשימות ארוכות טווח להתמוסס ואולי אפילו להישכח?
- יש לבצע פיקוח ובקרה על משימות אלו?
- ללא פיקוח ובקרה עצמית – הזמן עלול פשוט "לברוח" ולהיעלם?
דחוף למול חשוב
- מהי הנטיה הטבעית של כל ארגון, מנהל, עובד? כמובן – לעשות את הדברים עלפי סדר הדחיפות שלהם?
- או . . . על פי סדר הכניסה שלהם?
- ברם, יש מטריצה של דחוף למול חשוב – ועל פיה צריך לפעול?
- אגב, יש נטיה לדחות דברים חשובים עד שהם הופכים להיות לדחופים ואז ורק אז לטפל בהם?
ילדותיות ארגונית - מעכב הצלחה
- מחשיבים מאוד את האגו האישי?
- בכיינות?
- דיבורים בלי הפסקה על דברים שלא רלוונטיים – תוך הפרעה לארגון לפעול כסידרו (במקרים קיצוניים)?
- מתנגדים למה שלא מסכימים?
- מאפשר לעובדים לדחות קבלת החלטות שלא מוצאות חן ולא נראות להם?
איתור גזלני זמן
- תמיד, אבל כמעט תמיד, הגזלן זמן לא מאותר בזמן?
- מה שמאפיין אותו הוא שנהנים להיות לידו אך הוא לא מקדם את המטרה?
- הוא יכול להיות לקוח, ספק, עובד, מנהל, שכן, עורך הדין של החברה, רואה חשבון, מבקר אורח ועוד?
- בארגון עצמו, לא קולטים כי הוא גוזל זמן יקר?
- לעיתים – הוא/היא יגזלנו את זמנו של יותר מאשר מנהל או עובד אחד?
התמודדות אסרטיבית עם גזלני זמן
- אם לא מאתרים אותם – לא ניתן לטפל בהם?
- קיימת חשיבות ארגונית עליונה לטיפול בגזלני זמן?
- מאחר והם לעיתים לקוחות או עובדים – יש לטפל בהם באסרטיביות אישית?
- יש להמנע ככל הניתן מיצירת סטיגמה על לקוח זה או אחר כעל גזלן זמן?
- זכור את נושא התיעדוף בבואך לטפל בגזלן זמן. העדף אי נעימות על בזבוז משאבים?
בנוסף ...
- חשוב מאוד לקבוע לכל פעולה מועד סיום?
- חשוב מאוד להגדיר בצורה ברורה מאוד את הקווים האדומים של ניהול הזמן?
- חשיבות עליונה לביצוע מעקבים אחרי קבלת החלטות?
- מי שצריך לדעת לנהל זמן זה המנהל – לאחריו ינהלו את הזמן הסמנכ"לים שלו, אנשי המכירות שלו, מנהלי השירות ועוד?
- הבטחות צריך לקיים? מעקב אחרי הבטחות עתידיות שניתנו על ידי ניהול יומן חכם?
- רישום נכון ואמיתי של כל בקשות ודרישות וצרכי המנכ"ל / המנהל.?
- ושוב – מעקב אחרי ביצוען של החלטות אלו?
הסוד האמיתי
להצליח לנהל זמן גם בעוד שלוש שנים ולא רק יומיים מתום סדנא זאת; להצליח לגרום לכל הארגון לפעול בשיטות אלו – לכולם, תמיד, למול הלקוחות, ספקים, מנהלים ועובדי החברה עצמם.?
בהצלחה.
