איך להתכתב ולשמור על סמכות

איך לענות לתכתובת - בדוא"ל, מסרונים ומערכות מסרים - בניסוח מנומס ועדין לשמור על סמכותיות מול הצד השני ולרכוש הערכה וכבוד מקצועיים ועסקיים?

הנה כמה עצות טובות, איך להגיב בנימוס אך בהחלטיות ולשמר את המעמד שלכם בארגון פנימה, מול ספקים ולקוחות בחוץ וכמו גם מול העובדים או המנהלים שלכם.

באמצעות שמירה על כמה כללים פשוטים והקפדה על שפה תקינה, אך ישירה, אפשר להעביר את אותו המסר אך להשיג תוצאה טובה יותר ובהקשר לערך והסמכותיות שאתם משדרים לצד השני בשיחה.

כמה עצות לכתיבה נכונה:

1. תודה על הסבלנות (במקום, "סליחה על העיכוב").
2. האם אפשרי ב##-## (במקום, "מה הכי נוח עבורך?").
3. שמחתי לעזור (במקום, "אין בעיה").
4. הכי נכון ש... (במקום, "אולי כדאי ש...").
5. הכי טוב ויעיל שנשוחח אישית (במקום, "ניסחתי מחדש את ההודעה כבר כמה פעמים").
6. אני פה לשאלות והבהרות כנדרש (במקום, "האם זה הגיוני?").
7. מתי אפשר לצפות לעדכון? (במקום, "רק רציתי להתעדכן").
8. יפה! המידע העדכני מוצמד. תודה על תשומת הלב (במקום, "סליחה, טעות שלי - החמצתי את זה").
9. אצא בשעה ##:## כדי להגיע ל#### (במקום, "אפשרי שאעזוב מוקדם?").

אמנם, אין בניסוח חידוש או פריצת דרך. אבל זו בדיוק הנקודה שהרשימה מנסה להעביר - שינוי קל בניסוח, תוך שימור הכוונה, יכול להשפיע באופן משמעותי על תפיסת הצד השני אתכם.

התוכן והגרפיקה, במקור אצל @DANIDONOVAN