"... הדבר שמרגיז אותי זו כמות השעות שאני צריך לבזבז בניהול התשלומים ובמתן תשובות לבנק, במיוחד כשאני מבין כמה כסף יכולתי לעשות במה שאני טוב בו. מדי פעם, בימים כאלו, אני חושב שאם הייתי יודע כמה זמן ועצבים כל נושא הכספים יגזול ממני לי לא בטוח שהייתי פותח את העסק...."
אמירה הזו, בנוסח זה או אחר, אנחנו שומעים שוב ושוב ממנהלי חברות המתעניינים בשירותים שלנו.
והרי מה קרה פה? - אדם קם בבוקר והחליט להקים את העסק שעליו חלם, לצאת לעצמאות, לפתח את הרעיון שמנקר בו, לבנות את הפטנט הגאוני שהגה.
בהיותו אדם שקול הוא עושה את "שיעורי הבית", לוקח בחשבון את הסיכונים הטמונים במהלך, את העלויות ואת המחיר האישי שהגשמת החלום תדרוש. הוא מחליט לא לוותר והעסק שהוא יזם קורם עור וגידים והופך למציאות מצליחה.
בעוד המנהל שקוע בניהול ובפיתוח העסקי, בסוגיות שיווק, תהליכי יצור וכו' מתברר, אט, אט כי מחויבות נוספת "נוגסות" בזמן הניהולי היקר העומד לרשותו ותופסת יותר ויותר מזמנו. עם צמיחתו של עסק, כמות החיובים אותם הוא מוציא והצורך לעקוב אחריהם גדלה. גם ההתחייבויות לספקים והתשלומים שיש לשלם במועדים שונים בבנקים שונים ובמטבעות שונים הולכת וגדלה. הפער הנוצר בין פעולות המכירה/קניה של סחורות, מוצרים ושירותים לבין הביטוי של פעולות אלו בחשבון הבנק דורשים מעקב צמוד יותר מצידו בכדי לא להיקלע לבעיות תזרים. המידע שצריך לאסוף בכדי לקבל החלטות מושכלות בסוגיות של תמחיר והשקעות עתידיות רב ומורכב יותר.
עם הגידול מגלה המנהל כי גיליון ה- "Excel" או טבלת המעקב שבנה או המעקב השבועי אחר חשבון הבנק, שסיפקו את צרכי המידע , עד עתה, כבר אינם יעילים וכדי לא להיות "מופתע" כל פעם מחדש מוקדשות שעות עבודה רבות לנושאים הכספים. המנהל מוצא את עצמו שוב ושוב בשיחות טלפון ובפגישות יזומות עם הבנקאי/ת שלו (יזומות מצידו או מצד הבנק). הבנקאי מתנה ומשתמש במילים כגון: "תכנון", "תחזית" "תזרים" ו- "בטחונות"
והמנהל? כל מה שהוא מבקש זה שיאפשרו לו להמשיך לעבוד וליצור וכמובן למכור. הוא מסתובב כל העת בתחושה כללית ש- "העסק מנהל אותו במקום שהוא ינהל את העסק".
מספר עובדות
- עובדה 1 היא שלא פעם דווקא בעסק בצמיחה מהירה תזרים המזומנים יהיה שלילי.
- עובדה 2 היא שניהול שגוי של תחום הכספים, מוביל מהר מאד להפסדים ישירים ועקיפים.
- עובדה 3 היא כי הבנקים באופן חד-צדדי ומהיר עלולים להפוך ידידות ויחסים נעימים, בין הבנקאי ללקוח, ליחס ספקני ולגוף המתייחס בקרירות לעסק ומנהליו. להפוך מגורמים המאפשרים צמיחה לכאלו שבולמים אותה.
- ולסיום עובדה 4, היא שרוב רובם של העסקים הקטנים והבינוניים הנסגרים בשנותיהם הראשונות, נסגרים בעיקר בגלל סיבות של ניהול פיננסי/כלכלי שגוי.
בעלי העסקים הקטנים צופים בקנאה על עמיתיהם הגדולים בשוק ומגלים כי שם יש אדם ולעתים אף מחלקה העוסקים בניהול הנושאים הכספיים של החברה. כאשר בעלי החברה פנויים לצפות פני עתיד ועסוקים לפתח את העסק. עד לשנים האחרונות יכלו בעלי העסקים הקטנים בעיקר לצפות ולקנא, עלות החזקתו של מנהל כספים מתאים גבוהה מאד ביחס למשאבי העסקים ובטח שאינה מתאימה למחזורי ההכנסות ו/או להיקף הפעילות של החברות שלהם.
בשנים האחרונות אובחן הצורך על ידי מגוון אנשי מקצוע בתחום הכספים. היום יכול בעל העסק הקטן והבינוני. תמורת סכום הוגן הנגזר ממחזור ההכנסות שלו והיקף השירותים הנדרש לו, להעסיק איש מקצוע בתחום הכספים ולנצל באופן מיטבי את משאבי החברה והזמן הניהולי המצומצם. לאנשי המקצוע בתחום ולחברות המתמחות, שזה עיסוקן, השכלה וניסיון אותם ניתן לרתום לצרכי העסק. הם באים מתחומים שונים כגון: ראיית חשבון, כלכלה, מימון ובנקאות ואף השכלה משפטית רלוונטית (התמחות מסחרית).
ההבדל בפעילות העסקית מחד ובהרגשת ההקלה של המנהלים מאידך באה לידי ביטוי תוך זמן קצר. נשמעים לא פעם אמירות המביעות את ההקלה על המעבר ממצב של התנהלות למצב של ניהול.
כאשר מדובר בחברה בעלת סדר גודל קטן (הכנסות של עד מיליון ₪ בשנה). קיימת שונות בצרכי ניהול הכספים. לא פעם בעל העסק מעוניין בסיוע בנושא ממוקד בלבד למשל בעבודה מול הבנק או בניהול תזרים המזומנים. אחרים מבקשים חבילה כוללת יותר למשל סיוע בנושאים של בניית תקציב ותמחיר של המוצרים/שירותים וכן הלאה. היתרון הגדול בשימוש בגורם חיצוני לניהול הכספים הוא לפיכך לא רק בשחרור בעל העסק לעסוק בנושאי הליבה של החברה שלו אלא גם בגמישות הגבוהה של שירותים אלו ובאפשרות לקבל שירותים ממוקדים לנושאים והקשיים הספציפיים של החברה.
ניהול כספים במיקור חוץ, הוא הדבר החדש בניהול עסקים קטנים והבינוניים ואחד הכלים השימושיים והחזקים לבניית עסק מצליח.
